e-文書法について
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事務仕事と言えば、文書とは切っても切り離せない関係にある。その文書保存にまつわる法律としての電子帳簿保存法を知る上では、当然に、e文書法についても知っておく必要がある。 e-文書法も、電子帳簿保存法も、従来は各種法令により書面（紙）での保存が義務付けられていた国税関係書類などの法定保存文書を、電子データで保存することを容認する法律である。日本の電子社会科化を目指す「e-Japan戦略」の1つとして制定され、 ICT（デジタル化された情報の通信技術）の活用により書面や帳簿書類の保存にかかる負担を軽減して利便性の向上を図ることで、生活の向上や経済の発展に寄与することを目的としている。
つまり、e-文書法、さらには電子帳簿保存法によって、企業が扱う保存すべき文書の多くを電子化して保存できるようになってきたわけだ。ところが、e-文書法は2005年に施行された法律であるにもかかわらず、その知名度は低い。どうやら理由がありそうだ。 e-文書法とはどのようなものなのか、電子帳簿保存法との違い、押さえておくべきポイントなどを確認しておこう。
e-文書法とは
e-文書法とは、税法や会社法、商法、証券取引法などで保管が義務づけられている文書や帳簿、請求書、領収書などについて、紙媒体だけでなく電子化した文書ファイル（電磁的記録）での保存を認める法律で、「電子文書法」とも呼ばれているものだ。
e-文書法は通称であり、正確には2005年4月に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つの法律から成り立っている。
私たちが普段から利用している文書を電子データ化し、主にＰＤＦなどのファイルで保存しているケースだ。もちろん、ＰＤＦなど電子化された文書ファイルばかりでなく、紙として保存された文書をスキャンして画像ファイルとしたものもあるのはご承知のとおりである。ただ、電子文書化は義務ではなく、あくまでも書面の原則は紙であるが事業体として電子化にメリットがあるのであれば容認するというスタンスを忘れてはならない。
対象となる文書は多岐にわたっている。会計帳簿、契約書、領収書、請求書、納品書、預金通帳、見積書、注文書などの財務税金関係書類に加えて、定款、株主総会・取締役会議事録などだ。詳しくは「内閣官房 情報通信技術（IT）総合戦略室」の「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」で確認できる。
逆に対象外とされているのは、例として船舶に備える手引書など緊急的に即座に見読可能な状態で確認すべきもの、免許証・許可証などの極めて現物性が高いもの、条約による制限があるものである。
実際に電子化するにあたっては法令要件を満たすことが必要となる。しかしそれさえクリアすれば、紙の書類をファイリングするといった作業をしなくて済み、保管スペースも削減でき、電子化によって検索性を高められるという効果が得られるとされている。e-文書法をうまく活用することで、業務効率化や経費削減を実現できるというわけだ。
ところで、e-文書法は企業のＩＴ戦略に直接的な影響を及ぼす法律であるにもかかわらず、同日に施行された「個人情報保護法」の陰に隠れてしまった経緯がある。情報の管理という意味では同じでも、個人のプライバシーを守るという安全管理措置への関心は、e-文書法のそれを大きく上回るものであったようだ。それだけに、e-文書法はなじみが薄く正しい理解にはほど遠いものとなった法律なのだ。
1. 見読性
電子化されたデータがパソコンとモニター、プリンターなどを用いて明瞭な状態（解像度・階調などが適切な状態）で見られるようになっていること。解像度が目安として150dpiをクリアしており、見やすい状態になっていることが要請されている。必要なときに直ちに表示、または書面として出力できるようになっていることが求められており、「可視性」と表現されることもある要件だ。
2. 完全性
紙ならば金庫に保管することにより物理的に盗難に会うリスクを逓減できるが、電子データはコピーや改ざんが容易になる欠点があり、サイバー攻撃などの外的要因や誤操作による情報流出などの内的要因によるリスクが高まる問題がある。従って、保存期間中の滅失や毀損を抑止する措置としてセキュリティ対策が取られていることが求められる。 そのため、内容の改変や消去を防ぎ、実際にそれらが起きた場合はその事実がわかるようになっていなければならない。また、場合によっては電子署名とタイムスタンプを使用することで、原本が正しい日付で改ざんが行われていないことを証明する必要も求められる。その結果、安全な場所にバックアップが保管されていることが必要な措置となって義務づけられているわけだ。
3. 機密性
文書を閲覧する権限のない外部の第三者がアクセスできない文書であること。サイバー攻撃などの不正アクセスの抑止がなされ機密性が保持されていることが必要である。そのためには、万全なセキュリティ対策を講じて、いつ、誰が、どの電子文書にアクセスしたかを把握できる状態にしておかなければならない。
4. 検索性
特にこの要件は、税務調査などの際に必要な文書へ確実にアクセスできる状態にすることを求めている。そのために目的のデータをすぐに引き出して文書を有効に活用できるよう、体系的な検索性の確保がなされていることが重要であり、会社の実情に見合うシステムを作り上げることに繋がる。
e-文書法と電子帳簿保存法の違い
e-文書法より以前、1998年に施行された法律に電子帳簿保存法があるが、双方ともに密接な関連がある。そして、e-文書法と電子帳簿保存法の違いは次のとおりとなる。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法は国税庁が管轄する法律。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」というものである。
この法律では会計帳簿や国税関係書類を電子化して保存することが認められ、その規定が定められている。当初はシステム上で電子データとして作成したデータのみが対象となっており、紙媒体をスキャンして保存することは対象外とされていた。
しかし、2005年のe-文書法の施行を受けて電子帳簿保存法は一部改正されることとなった。改正後は、領収書や契約書、請求書や納品書、見積書や注文書などがスキャナでの保存が容認された。一方で、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類はスキャナ保存不可となっている。この辺の経緯については、本サイトのケーススタディを確認されたい。
e-文書法は承認が不要、電子帳簿保存法は承認が必要
e-文書法と電子帳簿保存法の違いの一つは、電子化にあたり承認が必要かどうかである。電子帳簿保存法に則って国税関係書類を電子化する際は、税務署長などに申請して承認を受けなくてはならないので注意が必要だ。
e-文書法対応で押さえておくべきポイント
上述したように、e-文書法における要件は取り扱う電子文書によって違いがある。見読性はすべての文書に求められる要件であるが、検索性や完全性は一部の文書のみに必要とされる。また、機密性については今のところ法的根拠のある保存要件とはなっていない。いわゆる努力基準となっていることに留意する。
しかし、単に紙の文書をデータ化すればいいかといえば、それも違う。とくに国税関係書類は、電子帳簿保存法によって別途「真実性」と「可視性」が要件とされており、これはe-文書法における完全性と見読性、さらに検索性も含むものと捉えられている。そのため、文書の原本が改ざんされることなく正しいプロセスを経て電子化されており、また電子署名とタイムスタンプを付与したものでなくてはならないことに繋がるわけだ。
e-文書法への対応によって、業務を大幅に効率化できる可能性があるのは間違いない。ただし、対応する際はただ単に電子データ化するだけではなく、諸要件を満たす必要があり、そのためにはコストがかさむ場合もある。文書の電子化を考える際は、それらの点に注意して検討していこう。
最後まで読んでいただきありがとうございます。
今後において、税理士法人 Ｋ＆Ｋ Ｊａｐａｎと共に、会計帳簿などの財務関連書類を中心として文書の電子化を考えていきませんか。 事務の効率化は、時間という財産を生む「おカネのなる木」でもあります。これを機にして事務仕事の更なる合理化に着手していきましょう。
電子取引データの保存方法についても記事にまとめておりますのでこちらからご確認ください。
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